文件管理系統 ISO

BorG ISO (博格 ISO 文件管理系統),提供 ISO 文件「制定、改版、作廢、管理、分發、瀏覽、調閱」等流程的管理功能,透過系統達到以下目的:

  • 文件管理人員 (DCC) 「管理、分發文件」。
  • 作者「制定、改版、作廢文件」。
  • 閱讀者「瀏覽、調閱文件」。
  • 文件版本控管
  • 文件採用 DRM (Digital Rights Management,數位版權管理) 方式保護。
  • 高彈性的文件「簽核流程」審查作業。

文件管理系統 (ISO) 規格

BorG ISO (博格 ISO 文件管理系統) 提供以下的功能:

  • 作者「制定文件」作業:

    作者於「制定」文件簽入 (checkin) 前,準備所撰寫文件與相關檔案,使用「文件詳細資料」詳細文件的資訊。
    「文件詳細資料」可以自行定義文件的相關訊息,以及訂閱、簽出文件、加入我的最愛、歷史記錄、簽核記錄、文件權限等。
    待撰寫文件完成時,可自清單以選取單筆或多筆文件方式進行文件簽入動作,啟動「文件制定」簽核流程,審核通過後再簽入文件。
  • 作者「改版文件」作業:

    文件需改版時,作者勾選待「簽出」(checkout) 的文件,自動條列受影響的關連文件列表,可一併簽出同作者的關連文件,或以 E-Mail 通知被關連的文件之作者,是否要進行改版。
    待改版文件完成時,可自清單以選取單筆或多筆文件方式進行文件簽入動作,啟動「文件改版」簽核流程,審核通過後再簽入文件。
  • 作者「作廢文件」作業:

    文件需作廢時,作者勾選待作廢的文件,啟動「文件作廢」簽核流程,審核通過後再作廢文件。
  • 閱讀者「調閱文件」作業:

    閱讀者要瀏覽、外發、列印無權限的文件時,可申請調閱文件。
    使用者輸入調閱申請日期範圍及調閱申請原因,輸入完成後啟動「文件調閱」簽核流程。
  • 閱讀者「瀏覽文件」作業:

    提供「多緯度文件查詢、我的訂閱、我的最愛」等方便的文件瀏覽方式:
    多緯度文件查詢:以「文件類型+作者」、「文件類型+部門」、「欄位屬性」等多緯度方式查看文件,讓閱讀者可快速找到文件。
    我的訂閱:閱讀者將相關重要文件加入我的訂閱,版本更新自動通知。
    我的最愛:閱讀者將相關重要文件加入「我的最愛」方便尋找。
  • 審查人員「簽核流程」作業:

    於文件「制定、改版、作廢、調閱、分發」等簽核流程,主管及審批人員於簽核送審介面列出待簽核的文件,開啟申請單後執行簽核送審動作。
    結合 BorG SPM (博格商業流程管理系統),提供高彈性的文件「簽核流程」審查作業,包括跳簽、退簽、加會、移辦、改分、指定、抽單、決行、副本等人為流程異動的彈性,以及代理人、組織異動等複雜的簽核管理機制。
  • 文件管理人員 (DCC)「分發文件」作業:

    使用者指定輸入分發部門及分發原因,輸入完成後啟動「文件分發」簽核流程。
  • 文件管理人員 (DCC)「管理文件」作業:

    文件管理人員 (DCC) 依據文件類型定義,將文件區分為「ISO 文件、關聯文件、參考文件、一般文件、知識庫」等。
    定義文件的「制定、改版、作廢、調閱、分發」等簽核流程。
  • 系統管理員「定義權限角色」作業:

    系統管理員設定多種的權限角色:
    • 作者:文件之擁有者,對於簽出文件具有文件編輯權限,文件簽入時須進行送審程序。
    • 閱讀者:可閱讀文件,閱讀範圍為文件詳細資料及附件檔案。
    • 文件管理人員 (DCC):可簽出文件、取消簽出、編輯文件 (無需簽核)。
    • 系統管理員。
  • DRM 檔案安全控管

    文件檔案採用 DRM (Digital Rights Management,數位版權管理) 方式保護。
    提供 PDF 檔案的唯讀、列印、複製之安全控管。
    自動將 Microsoft Office 轉為 PDF 檔案。
    Microsoft Office 文件檔案可使用 Microsoft RMS 的加密機制控管 (選購)。
  • 統計報表

    提供分發記錄、調閱記錄、訂閱記錄、閱讀次數紀錄、閱讀次數最多的文件等統計報表。

文件管理系統 (ISO) 選購項目

「文件管理系統」(ISO) 的選購項目如下:

  • BorG ISO (博格 ISO 文件管理系統):

    提供 ISO 文件「制定、改版、作廢、管理、分發、瀏覽、調閱」等流程的管理功能,文件採用 DRM (Digital Rights Management,數位版權管理) 方式保護。
  • ISO Module for RMS:

    使用 Microsoft RMS 的加密機制控管 Microsoft Office、PDF 檔案。
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